一场会议可以由机器人、会议平台或自己的设备来采集
连接 Google 或 Outlook 日历后，Avoma 会读取日程里的会议链接，并按你的录制偏好安排一个可见的 Avoma Bot 加入 Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex 等会议。机器人有时需要主持人从等候室放行；如果组织已经接入 Zoom、Webex 或 Microsoft Teams 的原生云端录制，也可以在不让机器人入会的情况下，把平台生成的录制交给 Avoma 处理。临时会议可以手动邀请机器人，已有音视频可以上传，面对面谈话则可用手机端开始录音。
桌面端还有一种不让机器人入会的 Local Recording：它直接采集电脑的麦克风和系统声音，再通过加密连接把音频发到 Avoma 服务器生成转写、笔记和摘要，传输完成后不会把音频文件留在设备本地。也就是说，“没有机器人”不等于“秘密录音”，更不等于“所有处理都在本机”。开始前仍要告知参与者并取得适用法律要求的同意；手机记录面对面会议时，说话人分离和收音质量也更依赖设备摆放与现场环境。
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